Сегодня свой профессиональный праздник отмечают работники архивов России. День архивов учрежден в 2003 году. Дата выбрана не случайно: 10 марта 1720 года Петр Первый подписал первый в России государственный акт — «Генеральный регламент или Устав». Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех органах власти архивы и должность актуариуса (архивариуса), которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…».
ИЗ ИСТОРИИ: А.В. Пшенко, К.и.н., доцент, заведующий кафедрой Документоведения и ДОУ Государственного университета управления, член Гильдии управляющих документацией пишет, что "система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на различные сроки хранение в зависимости от проведенной оценки их информационной ценности. Хранение документов в течение длительных сроков с ограничением доступа к ним и максимальным исключение их порчи или несанкционированного изъятия и называется, как правило, архивным хранением. Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного исследователя вопроса.
Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят в России к X веку, появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями документов и книгами в ней не проведено.
С появлением системы государственных учреждений - приказов, значительно усовершенствовалась и система ведомственного хранения документов, их учета и использования. К XVI веку, крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику1550 г. у старост, сотских, десятских.
О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, т.к. генеральные (единовременные) описания стали проводиться только после освобождения Москвы от интервентов в 1614-1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая1626 г. по именным указам.
В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле, как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, так, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности, но никаких нормативов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно.
Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.
16 июля1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив организации.
Положения о ведомственных архивах были развиты в 44 главе «Генерального регламента», например, впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым документы текущего делопроизводства отделялись от архивных документов, создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, вводилась и должность специалиста-архивариуса.
В1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.
Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, но только в1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, он получил штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя - асессора П.Курбатова - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирование сети архивов, принимающих на постоянное государственное хранение имеющие научное историческое значение документы юридических и физических лиц.
В течение XVIII -XIX веков росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись. Уделялось внимание и вопросам обеспечения сохранности документов, так указом Сената1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости», архивохранилища было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику1550 г., был категорически запрещен.
Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к1829 г., когда на описи дел Кабинета е.и.в. Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором были даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить». Таким образом, было начало экспертизы ценности дел и документов. В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5-20 лет), кратковременное (1-3 года).
С середины XIX века ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Следствием такой политики в области архивного дела явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX веков, потерявших практическую ценность. Документы за более ранние периоды собирались в исторические архивы, также подчиненные различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки.
Предложения по созданию единой государственной системы архивного дела была поддержана правительством только в XX веке. 1 июня1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся архивистами проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ); одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления архивным делом в республике был создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.
В течение длительного времени велся поиск наиболее оптимальной структуры организации ЕГАФ - дореволюционные архивы объединялись и организовывались по отделениям и секциям, разукрупнялись. В1930 г. было заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных организаций стали поступать в государственные архивы. Оформление единого Государственного архивного фонда СССР было завершено в марте 1941г., была унифицирована и сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. В последующий период процесс создания новых государственных архивов и реорганизации их структуры продолжился.
Таким образом, была создана разветвленная сеть архивных органов и государственных архивов, хранящих документальные памятники Архивного Фонда страны и жестко подконтрольная им практически всеобъемлющая система учрежденческих архивов и архивчиков, обязанных хранить за свой счет документы, не включенные в Архивный Фонд, но требующие временного или постоянного сохранения".
