РЕГЛАМЕНТ

организации работы  информационно-консультационного Центра по работе с субъектами малого и среднего бизнеса в режиме «одного окна»

1. Общие положения, основные термины и определения

1.1. Основными целями информационно-консультационного Центра по работе с субъектами малого и среднего бизнеса «одно окно» (далее - Центр) в работе по развитию и совершенствованию системы «одного окна» являются: оптимальное упрощение для субъектов малого и среднего предпринимательства (далее – заявители) процедуры оформления запрашиваемых документов, сокращение времени получения готового документа, исключение возможности необъективности принятия решений, освобождение заявителей от работы по сбору и представлению в службы «одного окна» документов, не имеющих непосредственного к ним отношения, которые могут быть получены указанной службой самостоятельно.

1.2. В организации работы в режиме «одного окна» на территории муниципального образования Боградский район используются следующие термины и определения:

Режим «одного окна» - это организация работы Центра, позволяющая заявителям получить им запрашиваемые документы и информационно-консультационную помощь в службе «одного окна» в установленные сроки и без непосредственного взаимодействия с должностными лицами, принимающими решения по согласованию и выдаче данных документов, а также обеспечить  взаимодействие с территориальными органами федеральных органов, республиканскими министерствами и ведомствами в рамках заключенных соответствующих соглашений.

При этом заявители, желающие получить необходимые им запрашиваемые документы:

-  обращаются в службу «одного окна» для получения запрашиваемого документа;

- сдают в указанную службу «одного окна» документы, имеющие только непосредственное к ней отношение и необходимые для осуществления работ по подготовке и оформлению запрашиваемых документов, в соответствии с перечнями, определенными регламентами подготовки документов и действующими правовыми актами Российской Федерации, Республики Хакасия и муниципального образования Боградский район;

- через установленный действующими правовыми актами и регламентами подготовки документов срок получают готовый запрашиваемый документ в службе «одного окна».

При этом получение согласований осуществляется службой «одного окна» самостоятельно, если иное не предусмотрено правовыми актами Российской Федерации, Республики Хакасии и муниципального образования Боградский район.

Документы, имеющие непосредственное отношение к заявителям,

- виды документов, которые на момент подачи заявления (оформления запроса) в службу «одного окна» имеются у заявителя в окончательно оформленном и действительном виде:

- учредительные документы, свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, лицензии;

- документы, удостоверяющие личность, и полномочия представителя физического лица, юридического лица или индивидуального предпринимателя действовать от их имени;

- заявление установленного образца;

- документы, которые в соответствии с действующим законодательством могут быть получены исключительно на основании личного обращения заявителя;

- документы, оформляемые федеральными органами исполнительной власти и (или) их территориальными органами, если иное не определено соответствующими соглашениями между федеральными органами исполнительной власти и администрацией муниципального образования Боградский район;

- действующие запрашиваемые документы, находящиеся на руках у заявителя, ранее оформленные в последовательной цепи его обязательных действий, направленных на достижение конечного результата.

   Иные документы не могут быть отнесены к категории документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю, в том числе: информационные и справочные материалы, а также согласования и заключения, которые в случаях, когда это разрешено действующим законодательством, могут быть получены службой «одного окна» самостоятельно посредством направления соответствующих запросов в структурные подразделения администрации.

   В случае необходимости в перечни документов, представляемых заявителем, могут быть включены нотариально заверенные копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю.

Критерии отнесения документов к выдаваемым в режиме «одного окна»:

- наличие и выдача документа определены действующими правовыми актами Российской Федерации, Республики Хакасия или муниципального образования Боградский район;

- определен перечень документов, относящихся непосредственно к заявителю, которые он должен представить для получения запрашиваемого документа в режиме «одного окна»;

- существует или может быть разработан регламент подготовки документа, утверждаемый правовым актом и определяющий алгоритм действий должностного лица и заявителя в процессе подготовки документа в режиме «одного окна».

В режим «одного окна» не должны включаться запрашиваемые документы, подготовка, согласование и выдача которых неизбежно требует совместной проработки вопросов и дополнительных контактов заявителей и должностных лиц, принимающих решения по согласованию и выдаче данных документов.

Заявители - юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица обращающиеся в службу «одного окна» за получением запрашиваемых документов.

Держатель «одного окна» - Администрация муниципального образования Боградский район  (Отдел экономики, прогнозирования и развития АПК) в составе которого имеется служба «одного окна».

Служба «одного окна» - выделенное подразделение держателя «одного окна», осуществляющее прием заявлений и документов от заявителя для подготовки запрашиваемых документов, получение дополнительных документов, не имеющих непосредственного отношения к заявителю, а также выдачу запрашиваемых документов либо мотивированных отказов.

Согласование (экспертиза) - решение (заключение) администрации муниципального образования Боградский район, необходимое для подготовки заявителем документа в режиме «одного окна», осуществляемое в соответствии с утвержденным в установленном порядке регламентом подготовки документа в режиме «одного окна».

          Согласования (экспертизы) осуществляются по последовательной (в случаях, когда каждое последующее согласование (экспертиза) может быть оформлено только при наличии предыдущего), параллельной (одновременно осуществляется рассмотрение копий документов, направленных службой «одного окна», нескольким согласующим организациям / экспертам) или комбинированной схемам.

          Согласующие организации (эксперты) – структурные подразделения администрации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, республиканские министерства и ведомства, независимые эксперты, участвующие в процессе подготовки и (или) согласования запрашиваемых документов, выдаваемых заявителю.

          Регламент подготовки документа - порядок организации работы службы  «одного окна» по приему документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю, подготовке, согласованию и выдаче запрашиваемого документа заявителю.

          Регламенты подготовки документов, выдаваемых заявителю, разрабатываются в соответствии с настоящим Регламентом, утверждаются постановлениями администрации муниципального образования Боградский район и включают в обязательном порядке следующие положения:

       - перечень документов, представляемых заявителем и имеющих непосредственное   

       к нему отношение;

       - причины и порядок отказа заявителю в приеме запроса на выдачу документа,

 предусмотренные законами и иными правовыми актами Российской Федерации, Республики Хакасия и муниципального образования Боградский район;

-  порядок организации работы по подготовке документа;

- последовательный, параллельный или комбинированный порядок получения необходимых дополнительных материалов, запрашиваемых службой «одного окна» самостоятельно, и передачи обращения заявителя и прилагаемого комплекта документов в соответствующие структурные подразделения администрации на рассмотрение;

- перечень структурных подразделений администрации, участвующих в подготовке и согласовании запрашиваемого документа;

-  сроки оформления документа, согласно срокам, определенным для данного документа в реестре документов, в том числе с указанием сроков получения документов и согласований;

- порядок извещения заявителя о готовности документа (или мотивированного отказа) и порядок выдачи запрашиваемого документа.

Регламент подготовки документа может включать в себя иные вопросы, предусмотренные соответствующими соглашениями между территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, республиканскими министерствами и ведомствами.

2. Порядок организации работы службы «одного окна»

2.1. Служба «одного окна» располагается с. Боград, улица Новая, 10, Администрация  муниципального образования Боградский район, 2 этаж, кабинет № 211 , Отдел экономики, прогнозирования и развития АПК.

2.2. График работы: понедельник – пятница с 8-00 до 12-00, с 13-00 до 16-00 час.

3. Порядок приема документов у заявителей

3.1. Держатель «одного окна» принимает от заявителей соответствующие заявления на оформление запрашиваемых документов через службу «одного окна».

3.2. Перечень документов, необходимых для получения запрашиваемого документа, определяется действующими правовыми актами и регламентом подготовки документа.

3.3.   При приеме документов сотрудники службы «одного окна» обязаны:

3.3.1. Проверить правильность оформления заявления, комплектность представляемых заявителем документов, необходимых для выдачи запрашиваемого документа. В случае несоответствия либо отсутствия необходимых документов заявление не принимается.

3.3.2.  Зарегистрировать заявление в электронной базе документооборота службы «одного окна» с автоматическим формированием выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна».

При отсутствии ведения электронной базы документооборота, обращения заявителей в обязательном порядке регистрируются в бумажных журналах в рукописной форме.

3.3.3. Выдать на руки заявителю после регистрации заявления экземпляр выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна», заверенный подписью сотрудника службы «одного окна», или копию заявления (при ведении бумажного журнала в рукописной форме), заверенную подписью сотрудника службы «одного окна».

3.3.4. По требованию заявителя оказать необходимые консультационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой «одного окна».

3.3.5. Ознакомить заявителя по его требованию с нормативными документами, регламентирующими работу данной службы в режиме «одного окна».

3.3.6. В случае, если запрашиваемые заявителями документы оформляются и выдаются в день обращения, выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна» или копии заявлений с подписью сотрудника службы «одного окна» выдаются на руки заявителям только по их требованию.

3.3.7. Допускается работа с заявителями по устным запросам, без оформления заявления в письменном виде. Учет и контроль исполнения данных запросов производится в установленном настоящим Регламентом порядке.

 3.4. Причинами отказа в приеме документов у заявителя в службе «одного окна» являются:

3.4.1. Обращение заявителя о выдаче документов, оформление которых не осуществляется данным держателем «одного окна» и соответствующей службой.

 3.4.2. Наличие у заявителя неполного комплекта документов, определенного регламентом подготовки запрашиваемого документа.

 3.4.3. Представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу    документов.

3.4.4. Отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявки на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

3.4.5. Обращение заявителя с требованием о выдаче документов, не соответствующих профилю или направлению деятельности держателя «одного окна».

3.5. Любые иные причины отказа в приеме документов у заявителя являются неправомерными и могут быть обжалованы заявителем у руководителя, осуществляющего координацию работы данной службы «одного окна», либо в суде.

3.6. Отказ в приеме документов в службе «одного окна» оформляется и выдается заявителю в письменном виде.

4. Порядок подготовки запрашиваемого документа  

4.1. Служба «одного окна» осуществляет передачу обращений заявителей и прилагаемых комплектов документов в соответствующие структурные подразделения администрации, определенные в регламенте подготовки документа, а также осуществляет получение необходимых дополнительных материалов, запрашиваемых службой «одного окна» самостоятельно, в установленные сроки. Срок передачи документов на согласование (экспертизу) устанавливается регламентом подготовки документа.

4.2. Передача документов на согласование производится службой «одного окна», принявшей документы. Передача документов на согласование территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, республиканским министерствам и ведомствам осуществляется в соответствии с соглашениями о порядке взаимодействия.

4.3. Согласующая организация осуществляет прием, регистрацию запросов на согласование, выдачу, доставку согласований, а также контроль за соблюдением сроков согласований, определенных регламентом подготовки документов.

4.4. Согласование или мотивированный отказ в согласовании согласующей организации оформляется в письменном виде на первого заместителя Главы муниципального образования Боградский район. 

4.5. Отказ в согласовании должен содержать обоснование причин невозможности удовлетворения требований заявителя и, по возможности, рекомендации по устранению причин отказа.

4.6. Срок оформления документа, определенный в регламенте подготовки документа, исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем обращения заявителя.

4.7. Срок рассмотрения согласующей организацией документов заявителя исчисляется со дня, следующего за днем поступления установленного комплекта материалов от службы «одного окна», осуществляющей подготовку запрашиваемого документа.

4.8. Сроком выдачи заявителю запрашиваемого документа считается день, следующий за днем исполнения документа (в рабочих днях).

4.9. Контроль за соблюдением установленных регламентом сроков подготовки согласования осуществляет служба «одного окна».

4.10. Ответственность за соблюдением сроков согласования документов возлагается на руководителей согласующих организаций.

4.11. Ответственность за соблюдение общего срока подготовки запрашиваемого документа возлагается на руководителя службы «одного окна» (начальника Отдела экономики, прогнозирования и развития АПК), принявшего документы у заявителя.

5. Порядок выдачи заявителю запрашиваемого документа   либо мотивированного отказа

5.1. Запрашиваемые документы, выдаваемые в режиме «одного окна», оформляются на   бумажном носителе.

5.2. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного отказа производится заявителю:

5.2.1. юридическому лицу -  при наличии документов, удостоверяющих личность и  подтверждающих полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица.

5.3. При выдаче запрашиваемого документа физическому лицу, либо предпринимателю - при наличии документов, удостоверяющих личность, либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности на право получения документа и документа, удостоверяющего личность.

5.2.2. Представителю юридического лица - при наличии мотивированного отказа сотрудники службы «одного окна» обязаны:

5.3.1. Выдать запрашиваемый документ или мотивированный отказ в установленные сроки. Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующий графе второго экземпляра выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна», который хранится вместе с заявлением в службе «одного окна», а при ведении бумажного журнала в рукописной форме - в соответствующей графе журнала.

5.3.2. Ввести информацию о выдаче документа или мотивированного отказа заявителю в электронную базу документооборота службы «одного окна».

При отсутствии ведения электронной базы документооборота, информация о выдаче документа заявителю вносится в бумажный журнал в рукописной форме.

5.4. Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемого документа.

5.5. Причинами мотивированного отказа в выдаче запрашиваемого заявителем документа могут служить:

5.5.1. Представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа.

5.5.2. Невозможность подготовки запрашиваемого документа в силу обстоятельств, ранее не известных при приеме документов.

5.5.3. Отрицательное заключение.

5.5.4. Требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установлено для данного вида документа в реестре документов, утвержденном настоящим постановлением.

5.6. Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем в Администрации муниципального образования Боградский район, а также в судебном порядке.

5.7. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения, согласования или подготовки документа держателем «одного окна». При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления.

6. Хранение документов

6.1. Невостребованный запрашиваемый документ хранится в течение установленного срока его действия, но не более одного года с даты изготовления службой «одного окна». Затем передается в установленном порядке в архив держателя «одного окна».

6.2. Установить срок хранения документов, полученных от заявителя для подготовки запрашиваемого документа, подлежащего выдаче в режиме «одного окна», и иных документов по исполненным заявлениям, 2 года с даты выдачи заявителю запрашиваемого документа, мотивированного отказа, либо в случае невостребованности заявителем подготовленного запрашиваемого документа - не позднее даты окончания срока его действия, если иное не определено законодательством Российской Федерации, Республики Хакасия и муниципального образования Боградский район.

 6.3. По истечении срока хранения невостребованного запрашиваемого документа, определенного настоящим постановлением, указанный документ считается недействительным и подлежит уничтожению в установленном порядке, если иное не определено законодательством Российской Федерации, Республики Хакасия и муниципального образования Боградский район.

ПОЛОЖЕНИЕ

о требованиях к типовой форме журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна»

Для держателей «одного окна» предусматривается ведение журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна» в одной из двух форм: электронной либо бумажной (рукописной).

Электронный документооборот ведется в случае установленного программного обеспечения в службе «одного окна».

Необходимым условием ведения электронной формы регистрации и контроля за обращениями заявителей является возможность электронной базы документооборота вести автоматизированный учет и регистрацию технологических операций по введению данных в карточку с автоматическим присвоением порядкового номера каждому обращению заявителя, а также формированием электронных записей, соответствующих типовым формам журнала и выписки.

Электронный журнал регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна» (далее - электронный журнал) - это совокупность записей базы данных информационной системы службы «одного окна». Электронный журнал за интересующий период формируется по запросу, с возможностью вывода на экран, принтер, или сохранения в виде файла (в формате Microsoft Word или Excel).

Электронный журнал регистрации содержит следующие обязательные реквизиты при работе с обращениями заявителей:

1. Порядковый номер;

2. Регистрационный номер;

3. Дата и время регистрации обращения заявителя.

4. Сведения о заявителе:

- для физических лиц – фамилия, инициалы;

- для индивидуальных предпринимателей - фамилия, инициалы;

- для юридических лиц - наименование организации.

5. Адрес заявителя, контактные данные (телефон, e-mail).

6. Наименование запрашиваемого документа, в соответствии с реестром, с указанием 

количества экземпляров.

7. Перечень представленных заявителем документов.

8. Должность, фамилия, инициалы сотрудника, принявшего документы.

9. Должности, фамилии, инициалы исполнителей.

10. Согласования, необходимые для подготовки документа.

11. Срок исполнения документа, с указанием даты в соответствии с реестром документов.

12. Фактическое исполнение документа.

13. Дата фактической выдачи документа заявителю на руки.

14. Результат рассмотрения обращения заявителя:

- «решено положительно» - означает, что подготовлен требующийся заявителю документ;

- «отказано» - означает, что подготовлен письменный ответ, содержащий мотивированный отказ в выдаче заявителю документа и рекомендации о том, что нужно сделать, чтобы получить требуемый документ.

15. Номер и дата конечного документа.

16. Фамилия, инициалы сотрудника выдавшего конечный документ.

Бумажный   (рукописный) журнал регистрации и контроля за обращениями заявителей в  службу «одного окна» (далее - бумажный (рукописный) журнал) - это книга учета, заполненная вручную, в твердом переплете, прошнурованная, пронумерованная, заверенная подписью руководителя держателя «одного окна».

Бумажный (рукописный) журнал ведется в обязательном порядке при отсутствии установленного программного обеспечения.

Бумажная (рукописная) форма журнала заполняется от руки, чернилами синего либо фиолетового цвета. Ошибки в записях исправляются путем зачеркивания неправильной записи с указанием правильной редакции и заверением подписью сотрудника службы «одного окна», внесшего исправления, с указанием его должности, фамилии, инициалов. Использование корректирующих средств либо заклеивание, замен страниц в журнале не допускается.

Составной частью регистрации и учета обращений заявителей в службу «одного окна» в электронном виде являются заполнение сотрудником службы «одного окна» электронной регистрационно-контрольной карточки обращения заявителя, в которую заносятся сведения об обращении заявителя в службу «одного окна» и входящих (исходящих) запросов, направляемых в структурные подразделения администрации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, республиканские министерства и ведомства о предоставлении информации, согласовании, выдачи заключения и т.д. необходимых при подготовке документов в режиме «одного окна».

Электронная регистрационно-контрольная карточка обращения заявителя (далее - карточка) - это совокупность записей базы данных информационной системы службы «одного окна», содержащих поля для ввода информации сотрудником службы «одного окна» в присутствии заявителя на основании принятого от него заявления.

Выписка из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна» (далее выписка) - это совокупность записей журнала регистрации и учета обращений заявителей в службу «одного окна» по одному обращению заявителей. При ведении электронного журнала регистрации и учета обращений заявителей в службу «одного окна» выписка формируется информационной системой службы «одного окна» с возможностью последующей выдачи на печать на листах формата А4.

Выписка распечатывается в двух экземплярах. Первый экземпляр выписки заверяется подписью сотрудника службы «одного окна», выдается на руки заявителю после регистрации обращения заявителя вместо копии его заявления. Факт выдачи заявителю выписки подтверждает получение службой «одного окна» комплекта документов от заявителя.

Второй экземпляр выписки подписывается сотрудником службы «одного окна» и заявителем дважды: при сдаче заявления с комплектом документов и при выдаче конечного документа на руки заявителю. Второй экземпляр подшивается к заявлению и остается в службе «одного окна».

При получении запрашиваемого документа на руки заявитель ставит личную подпись  (с расшифровкой) в соответствующей строке выписки, а также в соответствующей графе бумажного (рукописного) журнала (если его ведение предусмотрено данным постановлением), удостоверяя получение документа (с указанием номера и даты), удовлетворяющего его обращение.

Каждое поле электронного журнала и выписки дублирует соответствующее поле карточки. Заполнение полей журнала производится в соответствии со следующими требованиями.

В графе 1 указывается порядковый номер, присвоенный обращению заявителя в службу «одного окна».

В графе 2 указывается регистрационный номер заявления с индексом службы.

        В графе 3 указывается дата и время регистрации обращения заявителя.

В графе 4 указывается: для индивидуальных предпринимателей - фамилия, инициалы заявителя, для юридических лиц - наименование организации, Ф.И.О. руководителя.

В графе 5 указываются: для индивидуальных предпринимателей - адрес регистрации, контактные телефоны и адрес электронной почты (при наличии), для юридических лиц - юридические и фактические адреса местонахождения, контактные телефоны и адрес электронной почты (при наличии).

В графе 6 указывается наименование запрашиваемого документа с указанием количества требуемых экземпляров.

В 7-й графе перечисляется весь перечень представленных заявителем документов, с указанием даты и номера каждого документа.

В графах 8-9 указываются должности, фамилии, инициалы: сотрудника, принявшего документы, и исполнителей по документу.

В графе 10 перечисляются согласования документа, осуществляемые службой «одного окна» с другими структурными подразделениями администрации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, республиканскими министерствами и ведомствами при необходимости.

В графе 11 указывается срок исполнения документа в количестве дней, в соответствии со сроками Единого реестра документов

В графе 12 указывается дата фактического исполнения.

В графе 13 указывается дата фактической выдачи документа заявителю или доверенному лицу на руки.

В графе 14 указывается результат рассмотрения обращения заявителя.

В графе 15 указывается номер и дата конечного документа, выдаваемого заявителю.

В графе 16 указывается должность, фамилия, инициалы сотрудника службы «одного окна», выдавшего конечный документ.

Графы 1-8, заполняются в момент обращения заявителя.

Графы 9, 10, 12-16 заполняются при исполнении документа и закрытии карточки в электронной базе документооборота.

В бумажной (рукописной) форме журнала используются поля N 1-5, 8, 11-15 типовой формы электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна». Кроме того, в бумажную (рукописную) форму журнала добавляется графа с личной подписью заявителя в получении конечного документа на руки.

Выписка содержит поля соответствующие графам 2-6, 7, 8, 11, 16 типовой формы электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна».

        В выписке графы 2-6, 7, 11 заполняются автоматически, в графах 8, 16 сотрудник службы «одного окна», принявший документы от заявителя и выдавший конечный документ заявителю, ставит личную подпись.

Ответственным лицом за ведение журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна» является руководитель службы «одного окна».

Типовая форма электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна»

с__________20___г. по__________20___г. _____ч.____мин.

Типовая форма выписки из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу «одного окна»

Скачать регламент reglament-odno-okno.doc [115,5 Kb] (cкачиваний: 16)